Lo Studio Radiologico San Tommaso, da oltre 15 anni punto di riferimento nella diagnostica per immagini a Taranto, mette a disposizione dei pazienti un team altamente specializzato e apparecchiature all’avanguardia (esami come radiografie digitali, ecografie, TC, risonanza magnetica e prestazioni a domicilio)
Lo studio perdeva regolarmente prenotazioni a causa delle chiamate ricevute dopo la chiusura: i pazienti restavano senza risposta, con conseguenti ricavi persi e insoddisfazione crescente.
Con l’attivazione di CiaoDott come assistente vocale nelle fasce serali e nei weekend, lo studio ha gestito 188 pazienti in 30 giorni, convertendone 81 in prenotazioni confermate. Con un valore medio di 70€ per prestazione, il guadagno aggiuntivo è stato pari a 5.900€ in un solo mese.
Lo studio affrontava tre problemi principali:
“Ogni giorno ricevevamo diverse chiamate dopo la chiusura, ma non avevamo modo di rispondere. Sapevamo di perdere prenotazioni, ma non riuscivamo a gestirle dato che lo studio era chiuso.”
— Mario Ortino, Amministratore Delegato di Studio Radiologico San Tommaso
Per risolvere il problema delle chiamate non gestite, è stato attivato CiaoDott esclusivamente nelle fasce orarie di chiusura dello studio. L’assistente virtuale è stato personalizzato in base alle esigenze specifiche del centro, in modo da garantire una continuità di servizio coerente con le modalità operative interne.
In particolare:
Durante la configurazione, sono stati identificati e filtrati i casi limite che l’assistente non doveva gestire, come richieste amministrative complesse, urgenze cliniche o domande non pertinenti. In questi casi, CiaoDott si limita a registrare la richiesta o indirizzare il paziente a ricontattare lo studio negli orari di apertura.
Molti pazienti non hanno riconosciuto di aver parlato con un assistente virtuale, confermando l’efficacia e la naturalezza della conversazione.
“Con CiaoDott siamo riusciti a recuperare pazienti che prima avremmo perso. Coprire le chiamate fuori orario con nuovo personale non sarebbe stato sostenibile, ma l’assistente virtuale ci ha permesso di garantire un servizio continuo.”
— Mario Ortino, Amministratore Delegato di Studio Radiologico San Tommaso
Lo Studio Radiologico San Tommaso non è unico nelle sue sfide ed è proprio per questo motivo che questa case study conta ancor di più.
Senza modificare il flusso di lavoro interno, né aumentare il carico sul personale, è stato possibile offrire un servizio continuativo e professionale, in linea con le aspettative dei pazienti moderni.
Se anche il tuo centro medico fatica a rispondere alle chiamate dei pazienti, CiaoDott offre un comprovato sistema con un chiaro ritorno sull'investimento. Una soluzione flessibile e progettata ad hoc per come il tuo centro medico opera.
1. Cosa rende CiaoDott differente rispetto ad un centralino automatico?
CiaoDott sfrutta tecnologie di IA di ultima generazione per gestire conversazioni in modo fluido e personalizzato. A differenza dei centralini tradizionali basati su IVR statici, il nostro sistema comprende anche richieste complesse e risponde in modo naturale e scorrevole
2. L’assistente vocale è personalizzabile?
Sì, possiamo configurare il servizio in modo che risponda alle specifiche necessità della vostra struttura
3. Come si integra con l’agenda dello studio?
Sì, è progettato per connettersi facilmente ai software di gestione clinica, così da semplificare le prenotazioni e l’aggiornamento dei dati dei pazienti in tempo reale.
4. I pazienti capiscono che parlano con un assistente?
Nella maggior parte dei casi, no. La voce e la conversazione sono naturali.
5. Devo cambiare il mio sistema telefonico o il numero per usare CiaoDott?
No. È sufficiente inoltrare le chiamate in entrata a CiaoDott. I pazienti continueranno a chiamare lo stesso numero di sempre e sarà CiaoDott a rispondere.
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